Svar hurtigere på RFP'er – uden at overse et krav
En RFP er en request for proposal: en forespørgsel, hvor en privat virksomhed eller organisation beder leverandører beskrive deres løsning. Materialet er ofte på engelsk og kan bestå af både beskrivelser, Excel-spørgeskemaer og sikkerhedsspørgeskemaer. Du skal forstå spørgsmålene, finde virksomhedens oplysninger og levere svar i den form, kunden efterspørger.
TedBid håndterer RFP-materiale efter samme princip som offentlige udbud. Du uploader materialet, får krav med kilder og arbejder videre med udkast, svarbibliotek og kontrol før aflevering. Det hjælper dig med at spare tid og ikke overse krav, selv når spørgsmålene er fordelt mellem flere filer. Du kontrollerer indholdet og står selv for afleveringen.
RFP software med udgangspunkt i kundens materiale
Upload PDF, Word, regneark, tekstfiler eller ZIP. TedBid finder krav med kilde til fil og side, så du kan undersøge formuleringerne i sammenhæng. Word-filer vises side for side som originalen. Strukturen kommer fra den enkelte forespørgsel frem for en fast skabelon, som måske ikke svarer til kundens spørgsmål.
Skab overblik over spørgeskemaer og øvrige krav
Et regneark kan være centralt i en RFP, men det bør ikke læses isoleret fra de øvrige dokumenter. TedBid finder mindstekrav, formkrav, kontraktkrav og evalueringskrav i materialet. Gentagne krav samles med den strengeste konsekvens. Brug overblikket til at undersøge, hvilke faglige svar og afklaringer der er nødvendige for at komme videre.
Vurder opgaven før du skriver lange svar
Go/no-go samler mindstekrav, frister og risici og matcher dem mod virksomhedsprofilen. Det giver et grundlag for at drøfte, om forespørgslen passer til jer. Tidslinjen viser frister med kilde, og afleveringslisten bruger kundens egne dokumentnavne. Hvis materialet ikke angiver en oplysning, vises „ikke angivet i materialet“.
Skriv udkast og tilpas dem i den aktuelle samtale
Skriv „Lav tilbuddet“ for at få udkast til svar med kilder. I chatten kan du bede om at få et svar gjort kortere eller spørge, hvilke mindstekrav der mangler svar. Samtalen hjælper kun med den aktuelle forespørgsel. Du kontrollerer, om formuleringerne svarer på kundens spørgsmål og beskriver det, virksomheden faktisk kan levere.
Brug svarbiblioteket til tilbagevendende spørgsmål
Spørgsmål om arbejdsmetoder og sikkerhed kan give anledning til at genbruge viden. Godkendte svar gemmes med emner, og du kan se seneste brug. Genbrug sker kun inden for egen organisation. Et tidligere svar skal stadig kontrolleres, så ændrede forhold eller en anderledes formulering i det nye spørgeskema ikke bliver overset.
Markér usikkerhed og kontrollér besvarelsen
TedBid markerer manglende fakta med [MANGLER] og påstande uden kilde med [TJEK]. Tomme salgsfraser og sætninger uden aktør markeres også. Dokumenter vurderes mod materialets egne krav og evalueringskriterier, mens generelle skriveråd vises separat. Konsistenstjekket finder blandt andet forskellige årstal og CVR-numre på tværs af dokumenterne.
Afslut med kontrol frem for automatisk afsendelse
Før aflevering kontrolleres markeringer, filformater, sidegrænser, forbehold og underskrifter. TedBid kan samle en ZIP-pakke med Word/PDF og KS-rapport. Du kan godkende pakken, og godkendelsen gemmes i pakkehistorikken. Følg altid kundens anvisninger om afleveringen. TedBid sender eller uploader aldrig materialet på dine vegne.
Når materialet er på engelsk, er det særligt vigtigt at læse formuleringerne i deres sammenhæng. Kontrollér, om kunden beder om en beskrivelse, en bekræftelse eller dokumentation. Undgå at lade en tidligere formulering bestemme svarets indhold. Den aktuelle forespørgsel skal styre, hvad du forklarer, og hvilke oplysninger der skal afklares internt.
Ofte stillede spørgsmål
Er RFP og offentlige udbud det samme?
Her bruges RFP om private virksomheders og organisationers forespørgsler til leverandører. TedBid bruger samme arbejdsprincip for materialet: upload, krav med kilde, udkast, genbrug og kontrol før aflevering.
Kan jeg uploade Excel-spørgeskemaer?
Du kan uploade regneark sammen med de øvrige dokumenter. Kontrollér kundens anvisninger om besvarelse og aflevering, så du ved, hvilke filer og formater den færdige besvarelse skal bestå af.
Kan jeg arbejde via Claude eller ChatGPT?
Ja. Via MCP kan du læse krav, frister og dokumenter og redigere udkast. Login og samtykke er nødvendigt. Hverken godkendelse eller aflevering sker automatisk gennem forbindelsen.
Bliver vores svar delt med andre virksomheder?
Genbrug fra svarbiblioteket sker kun inden for egen organisation. Dataadskillelsen håndhæves i databasen. Kunden ejer indholdet, og det bruges ikke til at træne AI-modeller.
Prøv det på dit næste udbud
Upload materialet, og se krav, frister og afleveringsliste med kilde. Gratis plan, intet betalingskort.