Guide til tilbudsansvarlige
Sådan skriver du et vindende tilbud på et offentligt udbud
Et offentligt udbud vindes sjældent af den virksomhed med de flotteste formuleringer. Det vindes af den, der besvarer præcis det, ordregiveren spørger om, dokumenterer det og afleverer et konditionsmæssigt tilbud til tiden.
Denne guide gennemgår arbejdsgangen fra du åbner udbudsmaterialet, til du trykker send i udbudsportalen.
1. Læs hele udbudsmaterialet, før du skriver
Udbudsbetingelserne, kravspecifikationen, kontraktudkastet og bilagene hænger sammen. Et krav kan stå ét sted, og konsekvensen af ikke at opfylde det et helt andet. Start derfor med at læse alt og lave et overblik over, hvad der skal afleveres, i hvilket format og hvornår.
Notér også spørgsmålsfristen. Er noget uklart, er det bedre at stille et spørgsmål til ordregiveren end at gætte, fordi svarene som regel deles med alle tilbudsgivere og bliver en del af materialet.
- Hvilke dokumenter skal afleveres, og hvilke skabeloner skal bruges?
- Hvilke mindstekrav gælder for økonomi, referencer og certificeringer?
- Hvordan evalueres tilbuddene, og hvordan er kriterierne vægtet?
- Er der sidetal, tegngrænser eller formkrav til besvarelsen?
2. Tag stilling til go eller no-go
Ikke alle udbud er værd at byde på. Vurdér ærligt, om I opfylder mindstekravene, om I har relevante referencer, og om kontraktvilkårene er acceptable. Et tilbud tager tid at skrive, og den tid er bedre brugt på udbud, hvor I har en reel chance.
Når beslutningen er taget, så fordel opgaverne med det samme: hvem skriver hvilke afsnit, hvem samler bilag og priser, hvem laver review, og hvem underskriver. Læg interne frister et stykke før den officielle tilbudsfrist.
3. Skriv mod tildelingskriterierne
Ordregiveren evaluerer ud fra de kriterier og den pointmodel, der står i udbudsbetingelserne. Brug derfor kriteriernes egne ord som struktur i jeres besvarelse, så evaluatoren let kan finde svaret på hvert punkt.
Beskriv konkret, hvordan I løser opgaven: hvem gør hvad, hvornår, med hvilke værktøjer, og hvordan ordregiveren kan følge med. Generelle vendinger som "vi er en fleksibel og proaktiv partner" giver sjældent point, fordi de ikke kan vurderes.
4. Dokumentér hver påstand
Når I skriver, at I har erfaring med en bestemt type opgave, så vis det med en reference, en metode eller et eksempel. Påstande uden dokumentation er svære for evaluatoren at give point for, og de kan i værste fald skabe tvivl om resten af tilbuddet.
Hold også styr på fakta på tværs af dokumenterne. CVR-nummer, antal medarbejdere, årstal og navne skal være ens alle steder.
5. Undgå forbehold
Forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet kan gøre tilbuddet ukonditionsmæssigt, og så skal ordregiveren se bort fra det. Læs jeres tekst igennem for formuleringer, der kan opfattes som forbehold, fx at en ydelse "forudsætter" noget, ordregiveren ikke har lovet.
6. Kvalitetssikr før fristen
Sæt tid af til et review, hvor en anden end skribenten læser tilbuddet med udbudsmaterialet ved siden af. Tjek at alle krav er besvaret, at tegngrænser overholdes, at alle bilag er med i det rigtige format, og at dokumenterne er underskrevet efter jeres tegningsregel.
Upload i god tid. Udbudsportaler kan være langsomme tæt på fristen, og et tilbud modtaget for sent kan ikke tages i betragtning.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor langt skal et tilbud være?
Så langt som udbudsmaterialet tillader og opgaven kræver. Overhold altid side- og tegngrænser, og prioritér konkrete beskrivelser frem for fyldtekst.
Må man stille spørgsmål til ordregiveren?
Ja, inden for den spørgsmålsfrist, der står i udbudsmaterialet. Spørgsmål og svar bliver som regel anonymiseret og delt med alle tilbudsgivere.
Kan man genbruge tekst fra tidligere tilbud?
Ja, som udgangspunkt, men teksten skal tilpasses det konkrete udbuds krav og kriterier. Genbrugt tekst, der ikke svarer på det, der bliver spurgt om, giver sjældent point.
Guiden er generel vejledning og ikke juridisk rådgivning. Det enkelte udbudsmateriale går altid forud.
Lad TedBid tage grovarbejdet
Upload udbudsmaterialet, og få krav, frister og afleveringsliste med kildehenvisning.