Mindstekrav og kravspecifikation: sådan undgår du at blive udelukket

Hvad er et mindstekrav?

Et mindstekrav er et krav, som tilbuddet skal opfylde. Opfylder tilbuddet det ikke, kan ordregiveren som udgangspunkt ikke tage det i betragtning. Mindstekrav står ofte i kravspecifikationen og er typisk formuleret med ord som "skal" eller markeret som mindstekrav.

Det er det enkelte udbudsmateriale, der afgør, hvad der er et mindstekrav, og hvad konsekvensen er. Læs derfor altid, hvordan ordregiveren selv har defineret kravtyperne.

De typer krav, du typisk møder

Et udbudsmateriale indeholder som regel flere slags krav, der behandles forskelligt:

• Egnethedskrav: krav til virksomheden, fx økonomisk formåen, referencer eller certificeringer. De dokumenteres ofte i ESPD'en.
• Mindstekrav: krav til ydelsen eller tilbuddet, som skal være opfyldt.
• Evalueringskrav eller ønsker: krav, hvor graden af opfyldelse giver point efter tildelingskriterierne.
• Formelle krav: krav til format, sprog, underskrift, skabeloner og aflevering.
• Kontraktkrav: vilkår, der gælder, når kontrakten er indgået.

Byg en kravmatrix

Den sikreste måde at undgå overset krav på er at samle dem ét sted. Gå dokumenterne igennem, og skriv hvert krav ind med nummer, ordlyd, kravtype, hvilket dokument det skal besvares i, og hvem der er ansvarlig.

Notér også kilden, altså fil og side. Så kan alle i teamet hurtigt slå op i den originale formulering, når der opstår tvivl.

Pas på krav, der gentages forskellige steder

Det samme krav kan optræde i både udbudsbetingelserne, kravspecifikationen og kontraktudkastet, og formuleringerne er ikke altid ens. Hvis to steder siger noget forskelligt, så stil et spørgsmål til ordregiveren inden spørgsmålsfristen frem for at vælge den fortolkning, der passer jer bedst.

Læs kravspecifikationen som evaluatoren gør

Evaluatoren har kravspecifikationen ved siden af jeres tilbud og leder efter svaret på hvert krav. Gør det let ved at bruge samme nummerering og rækkefølge som ordregiveren og ved at henvise til kravets nummer i jeres besvarelse.

Hvis et krav skal dokumenteres med et bestemt bilag, en attest eller et datablad, så skriv tydeligt, hvor dokumentationen findes i tilbuddet. Et krav, der faktisk er opfyldt, men som evaluatoren ikke kan finde dokumentationen for, kan blive vurderet som ikke opfyldt.

Undgå forbehold

Et forbehold er, når tilbuddet tager afstand fra eller ændrer et krav i udbudsmaterialet. Forbehold over for grundlæggende elementer kan føre til, at tilbuddet skal afvises. Gennemgå jeres tekst for sætninger, der begrænser jeres forpligtelse, fx "så vidt muligt", "forudsat at" eller "efter nærmere aftale", og vurdér, om de kan læses som forbehold.

Tjekliste før aflevering

Gå listen igennem, når tilbuddet er skrevet, og før det uploades:

• Er alle mindstekrav besvaret og dokumenteret, som materialet kræver?
• Er egnethedskravene dokumenteret i ESPD'en eller på anden måde, som materialet angiver?
• Er alle obligatoriske skabeloner udfyldt i det format, der kræves?
• Er tegn- og sidegrænser overholdt?
• Er dokumenterne underskrevet af den, der kan tegne virksomheden?
• Er der formuleringer, der kan opfattes som forbehold?

Ofte stillede spørgsmål