Svarbibliotek til udbud: skriv det gode svar én gang, og brug det igen
De fleste tilbudsteams har skrevet det samme afsnit om kvalitetssikring, projektledelse eller GDPR mange gange. De gode formuleringer findes. Problemet er at finde dem – og vide, om de stadig er rigtige.
I TedBid bliver et godkendt svar automatisk en del af jeres svarbibliotek, klar til næste udbud.
Sådan fyldes biblioteket
Du behøver ikke at vedligeholde biblioteket som en ekstra opgave. Når et svar bliver godkendt i et tilbud, gemmes det i svarbiblioteket med emner. Du kan også lægge tidligere tilbud, referencelister og kvalitetshåndbøger ind i videnbanken, så TedBid kan bruge dem.
Du kan se, hvad der er friskt
Et gammelt svar kan være forkert i dag. Derfor viser biblioteket for hvert svar:
- Hvornår svaret sidst blev brugt.
- Hvilket udbud svaret kommer fra.
- Om svaret er forældet og bør opdateres.
Genbrug uden at kopiere fejl
Når TedBid skriver et udkast, bruger den biblioteket og videnbanken som grundlag. Udkastet tilpasses det nye udbuds krav. Mangler et faktum, står der [MANGLER] i stedet for at genbruge et forkert tal fra et gammelt tilbud.
Hvad hører hjemme i et svarbibliotek?
Biblioteket virker bedst til tekster, der går igen fra udbud til udbud:
Referencer og CV'er hører ikke hjemme som faste tekster. De skal altid matches til det konkrete udbuds krav.
- Beskrivelser af kvalitetssikring, projektledelse og samarbejde.
- Afsnit om informationssikkerhed og GDPR.
- Beskrivelser af implementering og overdragelse.
- Tekster om organisation og ressourcer.
Ændringer kommer i review igen
Bliver et godkendt svar ændret, går det automatisk tilbage til review. Så kommer der ikke en utjekket tekst med i tilbuddet.
Ofte stillede spørgsmål
Kan andre organisationer se vores svar?
Nej. Data er adskilt pr. organisation i databasen. Svar kan aldrig kopieres eller søges på tværs af organisationer.
Skal vi starte med et fyldt bibliotek?
Nej. Biblioteket fyldes, efterhånden som I godkender svar. Har I gamle tilbud, kan I lægge dem ind fra start.
Prøv det på dit næste udbud
Upload materialet, og se krav, frister og afleveringsliste med kilde. Gratis plan, intet betalingskort.