Guide til tilbudsansvarlige
ESPD: sådan udfylder du det trin for trin
ESPD står for det fælles europæiske udbudsdokument. Det er en standardiseret erklæring, hvor virksomheden oplyser, at den ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde, og at den opfylder de egnethedskrav, ordregiveren har stillet.
Guiden gennemgår dokumentets dele i den rækkefølge, du typisk møder dem.
Hvad bruges ESPD'en til?
ESPD'en fungerer som foreløbig dokumentation. I stedet for at aflevere attester og regnskaber med det samme, erklærer virksomheden, at betingelserne er opfyldt. Ordregiveren kan senere bede om den egentlige dokumentation, typisk fra den eller de tilbudsgivere, der står til at vinde.
Ordregiveren udarbejder normalt ESPD'en på forhånd og vedlægger den udbudsmaterialet, ofte som en fil, der kan åbnes i et ESPD-værktøj eller i udbudsportalen.
Trin 1: Hent ordregiverens ESPD
Start med den ESPD, ordregiveren har lagt i udbudsmaterialet. Den indeholder oplysninger om udbuddet i del I og viser, hvilke egnethedskrav der skal besvares. Laver du din egen fra bunden, risikerer du at besvare de forkerte felter.
Trin 2: Del II – oplysninger om virksomheden
Her angiver du navn, CVR-nummer, adresse og kontaktperson. Du oplyser også, om virksomheden byder alene eller sammen med andre, og om den baserer sig på andre enheders kapacitet, fx en underleverandør eller en moderselskab.
Byder I som konsortium, eller støtter I jer på andre enheders formåen, skal der som regel udfyldes en separat ESPD for hver deltager eller enhed. Tjek udbudsmaterialet for, hvad der kræves.
Trin 3: Del III – udelukkelsesgrunde
I del III erklærer virksomheden sig om udelukkelsesgrunde, fx visse straffedomme, ubetalt skat eller konkurs. Svarene skal gives af en person, der kan stå inde for dem på virksomhedens vegne, og de skal være korrekte.
Er der forhold, der skal oplyses, så gør det, og beskriv eventuelle tiltag, virksomheden har gennemført. Svar aldrig blot "nej" for at komme videre.
Trin 4: Del IV – egnethedskriterier
Del IV handler om virksomhedens økonomiske og finansielle formåen samt tekniske og faglige formåen. Besvar præcis de krav, ordregiveren har stillet, med de nøgletal, referencer eller certificeringer, der efterspørges.
Har ordregiveren angivet, at det er nok at bekræfte den globale angivelse for alle egnethedskriterier, skal du ikke udfylde de enkelte felter. Læs vejledningen i udbudsmaterialet.
Trin 5: Del V og VI – begrænsning og afslutning
Del V bruges kun, hvis ordregiveren begrænser antallet af ansøgere, typisk ved begrænset udbud eller udbud med forhandling. Del VI er den afsluttende erklæring.
Gem ESPD'en i det format, ordregiveren beder om, ofte XML og eventuelt PDF, og upload den sammen med resten af tilbuddet.
Typiske fejl
Disse fejl ser man ofte, og de er lette at undgå:
- ESPD'en er lavet fra bunden i stedet for på ordregiverens fil.
- Der mangler en ESPD for en konsortiedeltager eller en støttende enhed.
- Nøgletal i del IV stemmer ikke med det, der står andre steder i tilbuddet.
- Filen er afleveret i et andet format end det krævede.
Ofte stillede spørgsmål
Skal jeg aflevere dokumentation sammen med ESPD'en?
Som udgangspunkt ikke, fordi ESPD'en er en foreløbig erklæring. Ordregiveren kan senere bede om dokumentation. Læs dog altid udbudsmaterialet, da det kan kræve andet.
Kan jeg genbruge en ESPD fra et tidligere udbud?
Mange oplysninger om virksomheden kan genbruges, men egnethedskravene er forskellige fra udbud til udbud. Tag udgangspunkt i den ESPD, ordregiveren har lagt i det aktuelle udbud.
Hvem skal udfylde del III om udelukkelsesgrunde?
Virksomheden skal selv svare, og svarene bør gives af en person, der kan stå inde for dem på virksomhedens vegne. Er du i tvivl om et forhold, så søg rådgivning.
Guiden er generel vejledning og ikke juridisk rådgivning. Det enkelte udbudsmateriale går altid forud.
Lad TedBid tage grovarbejdet
Upload udbudsmaterialet, og få krav, frister og afleveringsliste med kildehenvisning.